icon-house.gifصفحه اصلی  |  ماهنامه صنعت چاپ  |  آگهی  |  اشتراک  |  راهنمای مشاغل چاپ  |  درباره ما  |  تماس با ما

#
Persian Site English Site
جستجو در :
پیش‌نیازهای نصب ERP در چاپخانه

آیا خرید نرم‌افزار برای مدیریت چاپخانه، یک ضرورت است؟

پیش‌نیازهای نصب ERP در چاپخانه

ماهنامه شماره 392 (تیر 1392 )

«شهـــاب قاســمی‌پناه» مدیر چاپخانه رواق پنج سال است که به منظور مدیریت منابع سازمانی شرکت خود از نرم‌افزار استفاده می‌کند. با وی مصاحبه‌ای داشتیم تا از مراحل پیاده‌سازی موفقیت‌آمیز این نرم‌افزار در چاپخانه و چند و چون آن آگاه شویم.


 - آیا شما نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی را از ابتدا به صورت اختصاصی برای چاپخانه خود طراحی کردید؟
ما این نرم‌افزار را به صورت اختصاصی برای چاپخانه خود طراحی کردیم و این روند را در طی پنج سال، به طور فاز به فاز انجام دادیم. آغاز پیاده‌سازی این نرم‌افزار در بخش سفارشات بوده‌است. انواع امکانات چاپ به صورت از پیش تعریف‌شده در این نرم‌افزار طبقه‌بندی شده‌اند و هر سفارش براساس نوع کار، در رده مخصوص به خود قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار هر یک از خدمات چاپی را یک پروژه در نظر می‌گیرد. به این ترتیب که پس از ثبت سفارش و بررسی انبار، کار با پرداخت بخشی از هزینه خدمات، اجازه ورود به بخش تولید را می‌یابد. بخش تولید براساس اطلاعات ERP فرایندهای پیش از چاپ را آغاز می‌کند و بخش چاپ هم براساس تیراژ ثبت شده و دیگر اطلاعات سفارش تولید را آغاز می‌کند و در این بین زمان شروع و پایان کار، مقدار ضایعات و مقدار اضافات تولید که برای مشتری فرستاده خواهد شد هم ثبت می‌شود. صحافی نیز براساس همین اطلاعات در گردش کار بخش تکمیلی چاپ را انجام می‌دهد و کار به بخش توزیع منتقل می‌شود. پرسنل چاپخانه همیشه از تعداد پروژه‌ها و اطلاعات سفارشی آنها مطلع هستند و ثبت ورود و خروج هر کار توسط آنها صورت می‌گیرد. در واقع زمانی که خروج هر کار در ERP ثبت شود اجازه صدور فاکتور هم داده می‌شود.
بخش‌های ثبت تولید چاپخانه در این نرم‌افزار کاملاً اختصاصی برای نوع زینک‌ها و نوع چاپ  ما برنامه‌ریزی شده و گزارش آن را همزمان با اتمام کار هر ماشین ثبت می‌کند و اطلاعات آن را در بخش توزیع به شرکت‌های توزیع‌کننده منتقل می‌کند و در سیستم خروج کار را اعلام می‌کند. بخش انبار نیز در این نرم‌افزار اهمیت دارد و شامل انبار کاغذ، انبار قطعات و انبار عمومی می‌شود.
- یکی از پیش‌نیازهای اجرای نرم‌افزارهای مدیریـــت تولید، جمـع‌آوری اطلاعات و داده‌های کل سازمان است. شما چه مدت زمانی را به انجام این فاز اختصاص دادید؟
جمع‌آوری اطلاعات بخش تولید و داده‌های سفارشات در یک بازه زمانی هشت ماه تا یک سال انجام شد. بخش مالی و اتوماسیون اداری هم بعد از این دو واحد، در نرم‌افزار ثبت شدند. اتوماسیون پرسنل هم اکنون بعد از چهار سال در دستور کار قرار گرفته است. اتوماسیون ادارای پرسنل شامل همه‌ی امور مالی، حقوقی، مالیات‌ها، اضافه‌کاری و شب‌کاری و دیگر موارد مربوط به کارمندان می‌شود.
- آیا این نرم‌افزار ارتباط شما را با تأمین‌کنندگان مواد مصرفی هم پوشش می‌دهد؟
بخش بازرگانی شامل سه بخش خرید کالا، رسیدن آن و تحویل آن به انبار می‌شود. البته تحریم‌های اقتصادی تاحد زیادی در نحوه‌ی خرید مواد مصرفی همه شرکت‌ها و زمانبندی آن، اختلال ایجاد کرده است. اما ما سعی می‌کنیم با شرکت‌هایی ارتباط داشته باشیم که مسائل تحریمی نداشته باشند. در حال حاضر دو سال است که مواد مصرفی خود را از شرکت‌های اروپایی خریداری نمی‌کنیم و با کشورهای خارج از تحریم مانند هند، ترکیه، چین، کره و روسیه ارتباط داریم. بنابراین در پیاده‌سازی ERP در بخش بازرگانی مشکلی نداشتیم. به طور کلی مقوله ERP و پیاده‌سازی آن به میزان نیاز و هدف یک چاپخانه بستگی دارد. درواقع پیش از هرکاری نیاز چاپخانه به راه‌اندازی چنین نرم‌افزاری می‌بایست سنجیده شود. برای مثال چهار سال پیش از چاپخانه‌ای با تجهیزات کاملاً جدید در اتریش بازدید کردم که تمام سیستم‌ها الکترونیکی بودند و پروسه تولید بسیار منظم انجام می‌شد. اطلاعات کار هر ماشین به صورت خودکار توسط آن ثبت می‌شد. اما نکته جالب این بود که این شرکت از هیچ نرم‌افزار مدیریتی جامعی برای تولید استفاده نمی‌کرد و دلیل آنها هم نبود نیاز برای استفاده از این نرم‌افزارها بود. بنابراین بررسی ضرروت پیاده‌سازی این نرم‌افزار و میزان تأثیر آن بر بازدهی تولید از اولویت برخوردار است. ERP در حقیقت برای نظارت دائم بر فرایندها و ارائه گزارش لحظه به لحظه از آنها به کار گرفته می‌شود.
- نرم‌افزار ERP شما، اطلاعات کاری هر ماشین را به چه صورت پیگیری می‌کند؟ آیا این فرایند را با پشتیبانی برنامه‌های JDF انجام می‌دهد؟
خیر. ماشین‌آلات نوین امکان ثبت اطلاعات کاری خود را به صورت آنلاین دارند اما ازآنجایی‌که ماشین‌آلات ما از این امکانات برخوردار نیستند، این فرایند را به صورت نیمه‌اتوماتیک طراحی کرده‌ایم تا پرسنل، اطلاعات هر ماشین را به سیستم ERP وارد کنند. اطلاعات از پیش‌تعریف‌شده‌ای هم در سیستم برای پرسنل تنظیم کرده‌ایم تا بتوانند به آسانی گزینه‌ها را انتخاب کرده و اطلاعات جانبی را وارد نمایند.
- یکی از مزایای نرم‌افزار استاندارد به‌روزرسانی منظــم آن توســـط شرکت ارائه‌دهنده آن است و نرم‌افزارهایی که به صورت اختصاصی طراحی می‌شوند باید به صورت جداگانه نیز پشتیبانی دریافت کنند. آیا شما در به‌روزرسانی نرم‌افزار مدیریت تولید خود، پشتیبانی لازم را از ارائه‌دهنده آن دریافت می‌کنید؟
در هر صورت هزینه‌ها در ایران با تورم رشد می‌کند. ما هرسال مبلغی بابت پشتیبانی نرم‌افزار پرداخت می‌کنیم. مبلغی که امسال مدنظر شرکت ارائه کننده است دقیقا دو برابر مبلغ سال گذشته است. این شرکت‌ها هم از آنجایی‌که هزینه پرسنلی زیادی دارند نمی‌توانند هزینه‌ها را با تورم افزایش ندهند. بنابراین یکی از مسائل طراحی و راه‌اندازی یک نرم‌افزار اختصاصی برای چاپخانه، افزایش هزینه‌های پشتیبانی آن در هر سال است.
- نصب سیستم ERP در چاپخانه رواق به چه میزان در افزایش بازدهی در این شرکت مؤثر بوده است؟
پیاده‌سازی این نرم‌افزار برای ما یک ضرورت بوده است. زمانی که یک شرکت بخواهد هزینه‌ها و قیمت تمام‌شده خدمات خود را تحت کنترل خود داشته باشد باید از ابزاری مانند نرم‌افزار جامع استفاده کند و این امر به مرور مورد نیاز واقع می‌شود. آغاز تصمیم‌ها و اجرای این نرم‌افزار برای چاپخانه رواق از سال 1387 صورت گرفت و از آن سال هم به مرور به ماشین‌آلات و تجهیزات چاپخانه افزوده شد. بنابراین نیاز بود که  اطلاعات ماشین‌آلات توسط نرم‌افزار به صورت صحیح جمع‌آوری شود و زمان و انرژی برای ثبت غیراتوماتیک اطلاعات هدر نرود.
- آیا در طی راه‌اندازی این نرم‌افزار نیازی به حذف بخشی از فرایندها و یا تغییر آنها بوده است؟
بخشی از نرم‌افزارهای موجود در چاپخانه در این روند به طور خودبه‌خود حذف شدند، مانند نرم‌افزارهای سفارشات و حسابداری. در این بین برخی از فرایندهای کاغذی نیز از مجموعه فعالیت‌های شرکت خارج شد. اما در مورد تجهیزات و ماشین‌آلات نیازی به تغییر نبوده و نرم‌افزار در همین فرایندها به صورت یکپارچه راه‌اندازی شد. اصل مطلب این است که فروشنده نرم‌افزار حمایت لازم را از این روند داشته باشد، زیرا به هر حال همه‌ی نرم‌افزارها تا حدی ممکن است در یکپارچه شدن با سیستم‌ها و فرایندها مشکل داشته باشند و قابلیت و حمایت شرکت ارائه‌کننده آن موجب می‌شود این مشکل‌ها برطرف شوند.
- چه دلایلی باعث شد تا از نرم‌افزارهای استاندارد موجود برای مدیریت شرکت خود استفاده نکنید و به دنبال طراحی و برنامه‌نویسی اختصاصی بروید؟
شاید دلیل اصلی هزینه زیاد این نرم‌افزارها بوده است. هزینه پیاده‌سازی این نرم‌افزارها بسیار بیشتر از نمونه‌های داخلی آن است. دلیل دوم هم مسئله تحریم و محدودیت در پشتیبانی شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار است. البته ما در گذشته تجربه نرم‌افزار استاندارد را در بخش پیش از چاپ داشته‌ایم و در آن زمان خدمات خوبی از شرکت‌های فروشنده نرم‌افزار دریافت کردیم و اما با پدید آمدن تحریم‌ها عملاً این ارتباطات قطع و شرایط پشتیبانی و به‌روزرسانی نرم‌افزارها پیچیده شده است. دلیل دیگر این است که تفهیم مسائل چاپخانه به شرکت‌های خارجی و انتقال صحیح خواسته‌ها از طریق ترجمه تاحدی سخت‌تر از همکاری با شرکت‌های داخلی است.
- ســـؤال آخـــر این‌که آیــا راه‌اندازی سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی را به دیگر چاپخانه‌ها نیز پیشنهاد می‌کنید؟
نکته این است که چاپخانه‌ها می‌بایست تنها براساس نیاز خود و بررسی ضرورت‌های خود به سراغ چنین سیستم‌هایی بروند و نه این‌که احساس کنند راه‌اندازی آن یک اجبار است. برخی در این جریان شتاب می‌کنند و بدون بررسی ملزومات و طرح‌های موجود، همه فرایندها را نرم‌افزاری می‌کنند. از طرفی مقاومت در پیشبرد راهکارهای مدیریتی نیز اشتباه است. برخی از مدیران به نرم‌افزارها اعتماد ندارند و همه فرایندها را به صورت کاغذی انجام می‌دهند و به این جریان هم عادت کرده‌اند. بنابراین تغییر در این سیستم‌ها با مقاومت زیاد مواجه می‌شود. در نهایت لازم است یک مشاور تخصصی مدیریتی مطمئن در این زمینه نظر دهد و چاپخانه به تنهایی در این زمینه تصمیم‌گیری نکند. ما نیز در مورد این موضوع پس از چندین سال دریافت مشاوره، به آن اقدام کردیم.